El correo electrónico es una herramienta fundamental en nuestros días, ya sea que lo utilicemos de forma personal o en nuestra vida laboral; y es que se ha convertido en en una herramienta muy importante para la comunicación, ya que nos permite compartir de forma sencilla y rápida información a cualquier persona.
Sin embargo existen algunos errores muy comunes que cometemos al utilizarlo, por lo que te damos algunos consejos básicos para hacer buen uso de esta herramienta.
1. Siempre escribe el “asunto” en tus mensajes; el destinatario podrá decidir si leer o no un mensaje basándose solo en el asunto. Esto facilitará la lectura, clasificación y por tanto, ahorrará tiempo.
Revisa que el asunto del correo exprese concretamente el contenido del mismo; así será más fácil que el destinatario le dé la prioridad necesaria.
2. Sin adornos; envía tus mensajes en texto plano, no utilices estilos ni adornos innecesarios; además de ser más seguros, los mensajes en texto puro, sin colores, tamaños, negritas, etc. son más pequeños por lo que llegan y se descargan más rápido. Por supuesto, puedes hacer uso de estos recursos sin abusar y si el contenido lo requiere.
3. No escribas en mayúsculas; escribir en mayúsculas en Internet equivale a gritar. A no ser que realmente quieras resaltar una palabra o frase, escribe de manera normal, con mayúsculas y minúsculas. Puedes utilizar las comillas, los asteriscos y guiones bajos para *enfatizar* y subrayar, al igual que los adornos; pero recuerda no abusar de estos elementos.
4. Usa un estilo de redacción adecuado al destinatario, el cuerpo y tono del mensaje dependerá de a quien va dirigido y el propósito del mismo. Utiliza el lenguaje apropiado y procura ser preciso para que el mensaje sea entendible y no haya confusiones.
Para que se lea y se entienda, es preferible usar oraciones cortas y precisas. De preferencia y si así lo requiere el contenido, sepáralo por párrafos, hará más simple su lectura y estará mejor estructurado.
Recuerda que el estilo del mensaje refleja la imagen del remitente.
5. Administra tus destinatarios, cuando envíes copia de un correo y este contenga un gran número de direcciones, utiliza el campo “CCO” con copia oculta, de esta forma evitarás dar a conocer las direcciones de tus contactos a de terceras personas; además es una buena medida de seguridad para evitar virus y spam.
6. Cuida la privacidad, si vas a responder el mail, verifica si es necesario contestar a “todos” o sólo a un destinatario en específico; esto evitará que le llegue información innecesaria al resto de tus contactos o información privada.
También recuerda verificar la información adjunta, antes de reenviar revisa si es necesario compartir dicha información o si es mejor eliminarla.
7. Organiza tus correos en carpetas, esto te ayudará a tener un orden y así poder encontrar un mail en específico cuando lo necesites de una forma más ágil, recuerda que tampoco es la mejor opción abusar en la creación de estas.
8. Limite el tamaño de las firmas automáticas; las firmas automáticas y otro tipo de texto de inclusión automática debe ser lo más esquemáticas posibles. No incluya imágenes o información innecesaria. Limítalo a tus datos de contacto esenciales.
Recuerda que cada servicio de correo tiene funcionalidades específicas, te recomendamos explorarlas y conocer más de estas para sacar el mayor provecho posible a esta herramienta.
El uso adecuado del correo electrónico se puede apreciar al momento de redactar el mismo. Sea cual sea su finalidad y público es importante saber transmitir el mensaje.
Tip de seguridad. Antes de abrir, siempre pero siempre verifica el correo del destinatario, aunque el asunto puede parecer un correo seguro, podría ser un correo SPAM y al abrirlo y descargar su contenido puedes encontrarte con un virus, así que la mejor forma de evitar esto es verificando el correo del destinatario.
