¿Tu comunicación va de publicación en publicación, sin una ruta clara? un día lanzas una campaña, al siguiente compartes una historia en rede y al final del mes no sabes bien qué funcionó y qué no.
Si sientes que en tu OSC todo se resuelve “sobre la marcha” y los esfuerzos no están dando los resultados que esperas, tal vez es momento de poner orden, y ahí es donde entra el roadmap, una herramienta que te ayuda a definir el qué, el cómo y el cuándo de tu comunicación.
A diferencia de esos planes extensos que se quedan en el papel, el roadmap es práctico, visual y fácil de implementar, sirve como una guía clara para tomar decisiones, organizar tareas y avanzar con propósito.
Ya sea que quieras mejorar la visibilidad de tu causa, fortalecer la relación con tus aliados o impulsar las donaciones, tener una hoja de ruta marcará la diferencia. Hoy queremos compartirte el paso a paso para construir tu roadmap.
¿Qué es un roadmap?
Un roadmap es como el GPS de la comunicación en tu OSC, te muestra el camino para alcanzar tus objetivos sin desviarte ni perder tiempo en acciones que no suman.
Mientras que un plan de comunicación tradicional puede ser largo, detallado y a veces difícil de poner en práctica, el roadmap es más ágil y visual, se enfoca en lo esencial: qué vas a hacer, cuándo lo vas a hacer y cómo sabrás si estás avanzando.
Es una herramienta que te ayuda a priorizar tareas, aprovechar mejor tus recursos y mantenerte alineado con la misión de tu organización, en lugar de improvisar publicaciones o actuar por impulso, contarás con una hoja de ruta clara que te permita tomar decisiones con intención y trabajar con mayor impacto.
Lo mejor es que no necesitas ser experta o experto en comunicación para usarlo, un buen roadmap traduce tu estrategia en acciones concretas que todo tu equipo puede entender y ejecutar.
¿Cómo saber si tu OSC necesita un roadmap en comunicación?
Si tienes dudas sobre si realmente necesitas un roadmap, te propongo hacer una pausa y revisar estas señales, si alguna te resulta familiar, es muy probable que esta herramienta te venga como anillo al dedo:
Publicas en redes sociales sin un calendario definido.
No tienes claridad sobre los mensajes clave que deberías comunicar.
La comunicación con tus públicos es inconsistente y depende del momento.
No estás midiendo el impacto de lo que comunicas.
Tu audiencia no entiende del todo qué hace tu organización ni cómo puede apoyar
Estas situaciones son más comunes de lo que parecen, pero lo importante es que tienen solución, y un roadmap te puede ayudar a poner orden, definir prioridades y avanzar con más claridad.
Ahora que sabes qué es, vamos a ver cómo construirlo paso a paso.
Pasos para construir un roadmap
1. Evalúa tu punto de partida, ¿dónde está tu comunicación ahora?
Antes de trazar cualquier camino, necesitas saber desde dónde estás partiendo, y para eso, lo primero es hacer una pausa y observar con honestidad cómo está funcionando hoy la comunicación de tu organización.
No se trata de buscar errores, sino de entender mejor tu realidad para tomar decisiones más acertadas; te compartimos algunas preguntas clave que pueden ayudarte:
- ¿Cómo nos perciben nuestros donantes, aliados o beneficiarios?
- ¿Qué canales usamos con más frecuencia y qué tan bien están funcionando?
- ¿Nuestros mensajes comunican con claridad lo que hacemos y por qué lo hacemos?
- ¿Nuestra audiencia entiende cómo puede sumarse o colaborar?
Puedes revisar métricas de redes sociales, abrir una conversación con tu equipo, o incluso lanzar una encuesta rápida a tu audiencia, lo importante es tener un punto de partida claro y realista, aunque no sea perfecto.
Este primer paso es el que te va a dar las bases para construir un roadmap que se ajuste a tu realidad, no a una meta idealizada.
2. Define objetivos claros y alcanzables
Comunicar por comunicar desgasta, publicas, haces esfuerzos, pero si no sabes hacia dónde vas, difícilmente verás resultados concretos, por eso, uno de los pilares de cualquier roadmap es tener objetivos bien definidos.
Tus acciones de comunicación deben responder a algo más grande, ¿quieres atraer nuevos donantes? ¿fortalecer la relación con tus aliados? ¿mejorar la coordinación interna?, entonces, esos deben ser tus puntos de enfoque.
Algunos ejemplos de objetivos:
- Aumentar la visibilidad de la organización entre potenciales donantes.
- Incrementar el número de voluntarios activos a través de campañas en redes sociales.
- Mejorar la comunicación interna para que el equipo trabaje de manera más coordinada.
Pero cuidado, los objetivos vagos solo generan confusión, para que realmente te sirvan, asegúrate de que sean claros, medibles y con un plazo definido. Una forma útil de estructurarlos es con la metodología SMART, que te ayuda a que cada objetivo sea:
Específico (¿Qué quieres lograr exactamente?)
Medible (¿Cómo sabrás si lo estás logrando?)
Alcanzable (¿Es realista con los recursos que tienes?)
Relevante (¿Contribuye a los objetivos generales de tu OSC?)
Temporal (¿En cuánto tiempo quieres conseguirlo?)
Tener objetivos bien planteados te da rumbo, te permite enfocar los esfuerzos y te ayuda a saber cuándo es momento de ajustar la estrategia.
3. Conoce a tu audiencia y segmenta mejor tus mensajes
Uno de los errores más comunes en comunicación es tratar a toda la audiencia como si fuera una sola, pero no es lo mismo hablar con una persona que quiere donar, que con alguien que busca hacer voluntariado o con un aliado institucional.
Cada grupo tiene intereses, dudas y formas de comunicarse distintas, un roadmap bien construido toma eso en cuenta y ayuda a definir qué decir, cómo decirlo y por dónde hacerlo.
Dedica un momento a identificar a tus públicos clave y pregúntate:
¿Qué tipo de relación tienen con tu organización?
¿Qué les interesa saber?
¿Qué tono y lenguaje conecta mejor con ellos?
¿Dónde suelen informarse o interactuar?
Hablarle a cada grupo en su propio idioma genera cercanía, construye confianza y mejora la efectividad de tus mensajes, no necesitas complicarte, con una buena segmentación y algo de empatía, puedes transformar la forma en que tu OSC se comunica con sus distintos públicos.
4. Traza la ruta, estrategias y acciones concretas
Ya tienes tus objetivos sobre la mesa y conoces a quién quieres hablarle, ahora toca definir cómo vas a lograrlo.
Aquí es donde tu roadmap cobra vida, es el momento de trazar una ruta clara: qué estrategias vas a seguir y qué acciones concretas vas a poner en marcha. Nada de ideas sueltas, se trata de conectar los puntos con lógica y enfoque.
Veamos dos ejemplos sencillos y aplicables:
Objetivo 1: Mejorar el posicionamiento en buscadores (SEO)
- Estrategia: Marketing de contenidos.
- Acción: Escribir artículos en el blog de tu OSC usando palabras clave relevantes que ayuden a atraer tráfico desde Google.
Objetivo 2: Aumentar la tasa de apertura y conversión en email marketing
- Estrategia: Segmentación de audiencias.
- Acción: Dividir la lista de contactos según el tipo de vínculo con la organización (donantes, voluntarios, aliados) y enviarles correos personalizados según sus intereses.
Lo importante es que cada acción que definas esté alineada con los recursos que tienes disponibles (tiempo, equipo, presupuesto) y cuente con un sistema de seguimiento, así podrás saber qué funcionó, qué necesita ajustes y en qué vale la pena seguir invirtiendo esfuerzos.
5. Organiza un calendario de implementación
Saber qué hacer es importante, pero saber cuándo hacerlo es lo que marca la diferencia entre una estrategia que se queda en papel y una que realmente avanza. Un buen roadmap además de incluir ideas, también organiza las acciones en el tiempo, esto te permite priorizar, distribuir mejor el trabajo y evitar el caos de “todo urge”.
Una forma sencilla de hacerlo es dividir tu planificación en tres momentos clave:
Corto plazo (1–3 meses): Acciones inmediatas que puedes ajustar con los recursos actuales, por ejemplo, optimizar perfiles en redes sociales, revisar la redacción de tus mensajes clave o segmentar tu lista de contactos.
Mediano plazo (3–6 meses): Implementación de estrategias más completas, aquí puedes incluir campañas de contenido, nuevos formatos de comunicación, alianzas con medios o influencers, o una campaña para captar nuevos voluntarios.
Largo plazo (6–12 meses): Evaluación de impacto, mejoras estructurales y expansión, este es el momento para medir resultados, afinar procesos y escalar lo que ha funcionado.
Para organizar todo esto, un calendario de comunicación es tu mejor aliado, no tiene que ser sofisticado, puedes usar una hoja de cálculo, un calendario compartido o herramientas como Trello, Notion o Google Calendar, lo importante es que te permita visualizar las acciones de forma clara, con responsables y fechas específicas.
Considera dejar espacio para la flexibilidad, siempre habrá cambios, imprevistos o nuevas oportunidades, por eso un buen calendario no es rígido, es una guía que se adapta a la realidad de tu equipo y tu contexto.
6. Define roles y recursos
Un roadmap sin responsables definidos es como un mapa sin quien lo lea, para que las acciones realmente sucedan, necesitas responder dos preguntas clave:
¿quién hace qué? y ¿con qué contamos para hacerlo?, no importa si tu equipo es grande o pequeño, lo importante es tener claridad.
Te compartimos algunas formas prácticas de organizarlo:
Define responsables
Cada acción debe tener a una persona o equipo a cargo, evita caer en el “todos hacemos todo”, porque eso suele terminar en que nadie lo hace.
Equipo interno: Si tienes una persona encargada de comunicación, lo ideal es que coordine el seguimiento del roadmap.
Voluntariado: Pueden apoyar en tareas específicas como diseño, redacción, fotografía o gestión de redes.
Aliados estratégicos: No subestimes el poder de sumar esfuerzos, medios locales, embajadores de marca, influencers o instituciones aliadas pueden ayudarte a amplificar tu mensaje.
Revisa tus recursos
Antes de lanzarte a ejecutar, es clave saber con qué herramientas y presupuesto cuentas:
¿Tienes acceso a herramientas de diseño como Canva o a plataformas de email marketing?
¿Hay presupuesto asignado para campañas, diseño o publicidad?
¿El equipo cuenta con tiempo disponible para implementar lo que se planeó?
Si los recursos son limitados (como es el caso en muchas OSC), prioriza las acciones que generen mayor impacto con el menor esfuerzo posible, el roadmap te puede ayudar también a identificar qué tareas podrías automatizar o delegar.
7. Mide, ajusta y mejora
Un roadmap no está escrito en piedra, es una guía viva que debe revisarse, corregirse y fortalecerse con base en lo que vas aprendiendo.
Para saber si tu comunicación va por buen camino, necesitas medir, y no, no se trata de juntar números por juntarlos, sino de encontrar indicadores que realmente te digan si estás avanzando hacia tus objetivos.
Los famosos KPI (indicadores clave de desempeño) deben estar directamente relacionados con lo que te planteaste al inicio, aquí algunos ejemplos prácticos:
Si tu objetivo es mejorar el posicionamiento en buscadores (SEO): Fíjate en el tráfico orgánico a tu sitio, cuántas visitas llegan desde Google y en qué posición aparecen tus contenidos en los resultados de búsqueda.
Si buscas aumentar la efectividad del email marketing: Revisa la tasa de apertura de correos, el porcentaje de clics y cuántas personas terminan haciendo la acción que esperabas.
Según tus objetivos, podrías medir:
Visibilidad, número de seguidores, alcance de publicaciones, menciones.
Conversión, nuevos donantes, formularios completados, personas inscritas, voluntarios registrados.
Interacción, comentarios, respuestas en encuestas, asistencia a eventos.
No necesitas medir todo, elige 2 o 3 métricas clave por objetivo y revísalas de forma periódica, eso es suficiente para saber si vas bien o si hay que hacer ajustes.
Y si algo no funciona como esperabas, está bien, evalúa, corrige y prueba otra cosa, la comunicación es un proceso que se construye paso a paso, lo importante es aprender y seguir afinando la ruta.
Ahora veamos un ejemplo más práctico.
Para que todo lo que hemos leído tenga más sentido, construyamos un ejemplo práctico de roadmap en comunicación. Imaginemos que trabajamos en «Sonrisas seguras A.C.», una organización que brinda apoyo a niñas y niños en situación de vulnerabilidad a través de programas de educación y alimentación.
Objetivo principal: Aumentar la visibilidad de la organización y fortalecer la confianza con donantes para incrementar las contribuciones.
Punto de partida (diagnóstico inicial)
- Redes sociales activas, pero sin estrategia definida. Se publican imágenes de eventos, fotos e imagenes, pero no hay un mensaje unificado.
- Baja presencia en buscadores. El sitio web de la organización existe, pero no está optimizado para SEO.
- Email marketing sin estructura. Se envían correos esporádicos sin segmentación ni estrategia.
Roadmap de «Sonrisas seguras A.C.»
Definición de objetivos estratégicos
- Mejorar el posicionamiento en Google para atraer más personas interesadas en apoyar la causa.
- Aumentar la interacción en redes sociales para generar comunidad y confianza.
- Optimizar el email marketing para fidelizar donantes y generar mayor recurrencia en las contribuciones.
Estrategias y acciones concretas
Objetivo 1: Mejorar el posicionamiento en buscadores (SEO)
Estrategia: Marketing de contenidos.
- Publicar dos artículos al mes en el blog sobre temas relevantes como, impacto del apoyo infantil, tips acerca de crianza positiva, alimentación, testimonios de beneficiarios y guías para donantes.
- Optimizar el sitio web con palabras clave como «cómo ayudar a niños en situación vulnerable».
Objetivo 2: Aumentar la interacción en redes sociales
Estrategia: Storytelling y contenido visual.
- Publicar historias de impacto de niñas y niños atendidos, enfocándose en su progreso gracias al acompañamiento de la organización.
- Usar videos cortos para mostrar cómo se utilizan las donaciones y el impacto real del apoyo recibido.
Objetivo 3: Optimizar el email marketing
Estrategia: Segmentación y automatización.
- Enviar un correo de bienvenida a cada nuevo donante con una historia inspiradora y un agradecimiento.
- Crear una secuencia mensual de emails con actualizaciones de proyectos, testimonios y oportunidades para involucrarse más.
Calendario de implementación (corto plazo)
| Mes | Acción | Responsable |
| Enero | Rediseño de la página web con optimización SEO | Área de comunicación y web |
| Febrero | Lanzamiento de campaña de historias en redes | Community manager |
| Marzo | Automatización de emails de bienvenida | Área desarrollo institucional |
Asignación de roles y recursos
Para que el roadmap se implemente correctamente, cada tarea debe tener un responsable y contar con los recursos necesarios.
| Acción | Responsable | Recursos o herramientas necesarias |
| Redacción y optimización de artículos para el blog | Equipo de comunicación | SEO Tools (Google Keyword Planner) |
| Creación de videos para redes | Community manager y voluntarios | Cámara o celular, software de edición |
| Automatización de emails de bienvenida | Equipo de Desarrollo Institucional | Plataforma de email marketing (Mailchimp) |
Medición
Para saber si el roadmap está funcionando, analizaremos los resultados con estos indicadores clave de desempeño (KPI):
SEO: Posición en Google y tráfico orgánico al sitio web.
Redes sociales: Número de interacciones, alcance de publicaciones y crecimiento de la comunidad.
Email marketing: Tasa de apertura, clics y número de donantes recurrentes.
Si los resultados no son los esperados, ajustaremos la estrategia, por ejemplo, si los emails tienen baja apertura, probaremos diferentes líneas de asunto o segmentaremos mejor a la audiencia.
Tu hoja de ruta está lista, ahora es momento de avanzar
Como habrás notado, el roadmap puede ser tu mejor aliado si lo que buscas es dejar de hacer publicaciones al azar y empezar a comunicar con intención. Tener una hoja de ruta clara te ayuda a organizar ideas, priorizar esfuerzos y aprovechar mejor los recursos que tienes a la mano.
Lo importante aquí no es llenar redes sociales de contenido o mandar correos sin rumbo, sino asegurarte de que cada acción tenga un propósito y te acerque a los resultados que quieres. Cuando sabes a dónde vas y cómo llegar, todo fluye mejor, la gente entiende lo que hace tu organización, se interesa más en apoyarla y confía en su trabajo.
Si todavía no tienes definido el camino a seguir, este es el momento perfecto para construirlo, empieza con pasos sencillos, prueba qué funciona y ajusta lo que haga falta, lo importante es moverte en la dirección correcta y hacer que la comunicación realmente sume a tu causa.
