Si trabajas en una organización de la sociedad civil (OSC), seguro conoces los desafíos del día a día, equipos pequeños, presupuestos limitados, múltiples responsabilidades y tiempos ajustados. Aun así, el compromiso por generar impacto no se detiene, en este contexto, contar con herramientas digitales que faciliten el trabajo ya no es solo una ventaja, es una necesidad.
Ahora imagina que puedes tener correos institucionales con la dirección de tu organización, almacenamiento en la nube, videollamadas profesionales, documentos compartidos, formularios y hasta herramientas con inteligencia artificial, todo con el respaldo de Google y sin pagar un solo peso, suena bien, ¿no?
Pues todo esto existe, se llama Google Workspace for Nonprofits, y es parte del programa Google for Nonprofits, que ofrece acceso gratuito o con grandes descuentos a varias herramientas diseñadas para fortalecer a las organizaciones como la tuya.
En este artículo te vamos a contar qué incluye, quién puede acceder, cómo solicitarlo y por qué puede ayudarte a dar un paso importante en la profesionalización de tu OSC, sin necesidad de invertir más de lo que tienes.
¿Qué es Google Workspace for Nonprofits?
Google Workspace for Nonprofits es mucho más que una serie de herramientas digitales. se trata de una donación tecnológica de Google pensada para ayudar a las organizaciones sin fines de lucro a trabajar de forma más profesional, segura y colaborativa.
Sabemos que muchas OSC trabajan con recursos limitados, pero con un enorme compromiso, por eso, este programa busca nivelar el terreno, ofreciendo acceso gratuito a herramientas que normalmente usan empresas grandes, para que tú también puedas organizar mejor a tu equipo, comunicarte sin complicaciones, proteger tu información y proyectar una imagen institucional sólida.
No se trata solo de tener un correo con tu dominio, o de guardar archivos en la nube, se trata de mejorar la forma en que tu organización opera todos los días, ahorrar tiempo, evitar errores, y fortalecer el trabajo colectivo, aunque estés a kilómetros de distancia de tus compañeros o voluntarios.
Y la mejor parte de todo esto, es que lo puedes tener sin pagar licencias, porque Google lo dona a las OSC que cumplen con los requisitos del programa.
¿Qué incluye el plan?
Cuando una organización se une al programa Google Workspace for Nonprofits, obtiene acceso a una suite de herramientas pensada para el trabajo colaborativo y profesional sin pagar licencias ni costos de suscripción.
Te contamos algunas de las herramientas qué incluye el plan gratuito:
Gmail profesional con tu dominio institucional
Olvídate de los correos personales como osc123@gmail.com, ahora puedes usar direcciones como equipo@tunombre.org, lo que transmite confianza, formalidad y orden.Google Meet para reuniones virtuales
Puedes hacer videollamadas de hasta 100 personas, sin límite de tiempo y con buena calidad, ideal para reuniones de equipo, talleres, juntas con voluntariado o aliados.100 TB de almacenamiento en Google Drive (compartido)
Suficiente para que todo tu equipo guarde archivos, fotos, reportes, materiales gráficos, actas y más, todo en la nube y con acceso desde cualquier dispositivo.Herramientas colaborativas como Docs, Sheets, Slides y Forms
Puedes crear documentos, hojas de cálculo, presentaciones o formularios en línea y trabajar en tiempo real con otras personas, muy útil para proyectos compartidos.Google Calendar y Chat integrados
Organiza reuniones, manda recordatorios automáticos, crea calendarios compartidos y comunícate por chat dentro del ecosistema de Google.Panel de administración para gestionar usuarios y dispositivos
Aunque no tengas un área de sistemas, podrás controlar accesos, añadir o quitar cuentas, establecer políticas de seguridad y mantener todo ordenado.
Este plan gratuito es ideal para organizaciones pequeñas o medianas, pero también para equipos grandes que buscan digitalizarse sin comprometer su presupuesto. Conoce más detalles aquí.
Importante, te recomendamos visitar directamente Google for Nonprofits para conocer los requisitos y condiciones vigentes, ya que pueden cambiar con el tiempo o variar según el país.
¿Quién puede solicitarlo?
Lo primero que debes saber es que no todas las organizaciones pueden acceder automáticamente al programa, pero si tu OSC está legalmente constituida y cumple con los requisitos, el proceso es bastante sencillo.
Pueden postularse todas las organizaciones sin fines de lucro que:
Estén legalmente registradas en su país.
Tengan estatus vigente de organización no lucrativa ante la autoridad correspondiente.
No sean instituciones educativas, hospitales, entidades gubernamentales o proyectos personales.
Google revisa que cuenten con el estado legal vigente y cumplan con las normas locales.
Conoce los criterios de elegibilidad aquí.
Importante, te recomendamos visitar directamente Google for Nonprofits para conocer los requisitos y condiciones vigentes, ya que pueden cambiar con el tiempo o variar según el país.
¿Cómo se activa?
Inscripción directa en Google for Nonprofits
Entra al sitio oficial y llena el formulario con los datos de tu organización.Validación por Google
Actualmente, Google usa un socio llamado Goodstack para revisar tu documentación, este proceso puede tardar desde pocos días hasta dos semanas.Acceso al panel de productos
Una vez que Google aprueba tu solicitud, podrás acceder a Workspace, Ad Grants, YouTube Nonprofit y otros servicios desde un panel central.Activación de Google Workspace
— Si ya tienes dominio propio, puedes conectarlo y empezar a crear cuentas inmediatamente.
— Si no tienes dominio, Google te ayuda a conseguir uno e incluso ofrece alternativas gratuitas por un periodo limitado.Configuración técnica
Desde el panel puedes agregar usuarios, establecer políticas de seguridad, migrar correos y centralizar tu entorno digital en cuestión de horas.
Importante, te recomendamos visitar directamente Google for Nonprofits para conocer los requisitos y condiciones vigentes, ya que pueden cambiar con el tiempo o variar según el país.
¿Por qué vale la pena para tu OSC?
Adoptar Google Workspace es mucho más que habilitar una cuenta de correo institucional con el nombre de tu organización (aunque sí mejora bastante la imagen), es un paso firme hacia la transformación digital, permitiéndote trabajar de manera más ordenada, eficiente y segura, sin necesidad de grandes inversiones.
Muchas OSC siguen operando con herramientas personales, sin respaldo en la nube, con archivos dispersos en múltiples dispositivos o cadenas de WhatsApp; esta forma de trabajo puede funcionar por un tiempo, pero también implica riesgos y limita la colaboración.
Con Google Workspace puedes:
Centralizar la información de tu organización.
Mejorar la colaboración, incluso si el equipo trabaja de forma remota.
Proteger tus documentos y mantenerlos organizados.
Proyectar una imagen profesional ante donantes, convocatorias o aliados estratégicos.
Y si decides aprovechar otras herramientas del programa Google for Nonprofits, el impacto puede crecer aún más:
Google Ad Grants te permite invertir hasta $10,000 USD mensuales en publicidad dentro de Google Search, para dar visibilidad a tu causa.
YouTube Nonprofit te da acceso a funciones exclusivas para activar donaciones y contar historias de forma más efectiva.
Google Maps Platform ofrece créditos para integrar mapas en sitios web, campañas o proyectos comunitarios.
Estas soluciones combinadas pueden ayudarte a trabajar mejor, llegar a más personas, conseguir nuevos apoyos y fortalecer el posicionamiento de tu organización.
Importante, te recomendamos visitar directamente Google for Nonprofits para conocer los requisitos y condiciones vigentes, ya que pueden cambiar con el tiempo o variar según el país.
¿Y si necesitas ayuda?
Sabemos que configurar todo esto puede parecer abrumador, especialmente si tu equipo tiene poco tiempo o no tiene experiencia técnica, si necesitas ayuda para activar Google Workspace, migrar tus correos, capacitar a tu equipo o sacarle el máximo provecho a estas herramientas, en Digilópolis y Difusión con Causa podemos ayudarte.
Hemos acompañado a varias OSC a dar este paso digital sin complicaciones, escríbenos a contacto@digilopolis.com y con gusto te compartimos una propuesta personalizada de acompañamiento, acorde a las necesidades y posibilidades de tu organización.
🛈 Nota importante:
La información presentada en este artículo fue recopilada a partir de fuentes oficiales de Google al momento de su publicación, sin embargo, los requisitos, beneficios o condiciones del programa Google Workspace for Nonprofits pueden cambiar sin previo aviso. Te recomendamos consultar siempre el sitio oficial de Google for Nonprofits para obtener los detalles más actualizados.
